Datenschutzerklärung

1. Wer verarbeitet deine Daten?

Wenn du an einer Befragung teilnimmst oder die Kibun-Software als Dashboard-User nutzt, verarbeitet Kibun personenbezogene Daten im Auftrag der Organisation, die Kibun beauftragt hat – in der Regel deines Arbeitgebers.

Verantwortlich für die Verarbeitung ist daher die jeweilige Organisation, die Kibun einsetzt. Bitte beachte auch deren eigene Datenschutzinformationen. Dort findest du insbesondere Angaben zur Rechtsgrundlage, zu konkreten Aufbewahrungsfristen und zu deinen weiteren Datenschutzrechten.

Kibun ist als Auftragsverarbeiter für die technische Bereitstellung, Administration und Nutzung der vereinbarten Funktionen und Module der Kibun-Software zuständig.

Kibun GmbH

Eduard-Rüber-Str. 7

83022 Rosenheim

Deutschland

Bei Fragen zum Datenschutz bei Kibun kannst du dich an folgende Kontaktperson wenden:

Anna Maria Kurz

E-Mail: info@kibun.io

Telefon: +49 176 48089557

2. Für welche Zwecke werden Daten verarbeitet?

Kibun verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der mit der jeweiligen Organisation vereinbarten und freigeschalteten Funktionen. Dazu gehören insbesondere:

• die Einrichtung und Verwaltung von Nutzerkonten,

• die Vergabe und Verwaltung von Rollen und Zugriffsberechtigungen,

• der Versand von Einladungen und individuellen Teilnahmelinks,

• die technische Durchführung von Mitarbeiterbefragungen,

• die Auswertung und Darstellung von Befragungsergebnissen,

• die Bereitstellung von Feedback-, Entwicklungs-, Kommunikations- oder Meldemodulen,

• die Bearbeitung von Supportanfragen,

• Fehleranalyse und technische Administration,

• der Schutz der IT-Systeme und die Verhinderung von Missbrauch.

Welche Funktionen tatsächlich genutzt werden und welche Daten dabei verarbeitet werden, hängt vom Auftrag und den aktivierten Modulen deiner Organisation ab.

3. Welche Daten können verarbeitet werden?

Wenn du an einer Befragung teilnimmst

Im Rahmen einer Befragung können insbesondere verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname,

• geschäftliche E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer,

• Unternehmen, Standort, Abteilung, Team oder sonstige Organisationseinheit,

• Funktion, Rolle und gegebenenfalls Betriebszugehörigkeit,

• Angaben zur Einladung, Teilnahmeberechtigung und zum Teilnahmestatus,

• Antworten, Einschätzungen und Bewertungen,

• Angaben aus Skalen- und Auswahlfragen,

• gegebenenfalls Freitextangaben,

• Angaben zur Zuordnung zu einer auswertbaren Organisationseinheit,

• technische Identifikatoren und Metadaten.

Für Befragungen können individuelle, pseudonymisierte Teilnahmelinks verwendet werden. Die Zuordnungsschlüssel werden getrennt von den Befragungsergebnissen gespeichert und sind nur für hierzu berechtigte Personen zugänglich.

Wenn du die Kibun-Software als Dashboard-User nutzt

Für Dashboard-User können insbesondere verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname,

• geschäftliche E-Mail-Adresse,

• Unternehmen, Standort, Abteilung oder Team,

• Funktion, Rolle und Zuständigkeit,

• Nutzerkonto- und Authentifizierungsdaten,

• Rollen, Zugriffs- und Verwaltungsberechtigungen,

• Angaben zu Zugriffen und Verarbeitungsvorgängen,

• technische Daten und Nutzungsdaten.

Je nach aktiviertem Modul können außerdem Feedback-, Entwicklungs-, Kommunikations- oder Meldedaten verarbeitet werden. Die jeweils geltenden Zugriffs- und Vertraulichkeitsregeln werden vor oder spätestens bei der Nutzung des jeweiligen Moduls mitgeteilt.

Technische Daten

Bei der Nutzung der Kibun-Software können außerdem verarbeitet werden:

• IP-Adresse und technische Identifikatoren,

• Zeitpunkt und Dauer von Zugriffen,

• Browser-, Geräte- und Systemdaten,

• Login-, Zugriffs-, Fehler- und Ereignisdaten,

• Angaben aus Supportanfragen.

4. Wie werden Befragungsergebnisse dargestellt?

Bei allgemeinen Mitarbeiterbefragungen werden Ergebnisse grundsätzlich nur für Gruppen mit mindestens sechs teilnehmenden Personen aggregiert ausgewertet und dargestellt, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

Einzelergebnisse und individuelle Ergebnisprofile werden dem Auftraggeber oder auswertungsberechtigten Usern bei diesen allgemeinen Befragungen nicht bereitgestellt.

Für andere Module – zum Beispiel Mitarbeiterentwicklungsgespräche, 360-Grad-Feedback oder Hinweisgeberfunktionen – können abweichende Regeln gelten. In diesen Modulen kann eine personenbezogene Verarbeitung erforderlich sein. Die jeweils geltenden Regeln zu Vertraulichkeit, Identifizierbarkeit, Zugriffsberechtigungen und Empfängerkreisen werden für das jeweilige Modul gesondert festgelegt und transparent mitgeteilt.

5. Wer kann auf die Daten zugreifen?

Zugriff erhalten nur Personen und Dienstleister, soweit dies für die vereinbarte Leistung erforderlich ist.

Dazu können gehören:

• entsprechend berechtigte Mitarbeitende von Kibun,

• technische und administrative Dienstleister,

• Dienstleister für Hosting, Datenbanken, E-Mail-, SMS- oder WhatsApp-Versand,

• je nach aktivierter Funktion Dienstleister für KI-gestützte Analyse oder andere technische Module.

Alle mit der Verarbeitung betrauten Personen werden auf Vertraulichkeit verpflichtet. Zugriffe werden über Rollen und Berechtigungen gesteuert und auf das erforderliche Maß beschränkt. Die Daten verschiedener Organisationen werden in einer mandantenfähigen Systemarchitektur logisch voneinander getrennt.

6. Welche technischen Schutzmaßnahmen gibt es?

Kibun setzt unter anderem folgende Schutzmaßnahmen ein:

• rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffskontrollen,

• getrennte Verarbeitung der Daten verschiedener Organisationen,

• getrennte Speicherung von Zuordnungsschlüsseln und Befragungsergebnissen,

• gesicherte Kommunikationskanäle,

• Vertraulichkeitsverpflichtungen für berechtigte Personen,

• regelmäßige Überprüfung von Zugriffsberechtigungen,

• Sicherheits- und Wiederherstellungsmaßnahmen in den eingesetzten Cloud-Systemen,

• regelmäßige System- und Software-Updates,

• Schutz vor Schadprogrammen,

• strukturierte Bearbeitung und Analyse von Sicherheitsvorfällen.

7. Welche Dienstleister können eingesetzt werden?

Der AVV enthält eine Liste der eingesetzten Unterauftragnehmer. Je nach aktivierter Funktion können unter anderem folgende Dienstleister eingesetzt werden:

• Alphabet Ireland Ltd. – verschiedene Online-Services und Tools, unter anderem für E-Mail-Kommunikation und Datenverarbeitung,

• Anthropic, PBC – KI-gestützte Analyse und Aufbereitung von Daten innerhalb der Kibun-Software,

• NeonDB / Databricks Inc. – cloudbasierte PostgreSQL-Datenbank zur Speicherung und Verarbeitung von Daten,

• Resend / Plus Five Five, Inc. – Versand transaktionaler E-Mails, zum Beispiel Einladungen und Passwort-Zurücksetzungen,

• Mailchimp / Intuit Inc. – Versand von E-Mails,

• Sinch MessengerPeople GmbH, SMS-Tools / Xtreme Internet Solutions und Twilio Germany GmbH – Versand von SMS,

• Vercel Inc. – Hosting und technischer Betrieb der Kibun-Webanwendung,

• Meta Platforms, Inc. – Versand von Umfragen über WhatsApp, sofern diese Option von der jeweiligen Organisation angeboten wird.

Einige der im AVV aufgeführten Dienstleister haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Soweit eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, darf sie nach dem AVV nur unter Einhaltung der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO erfolgen.

8. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die konkreten Aufbewahrungsfristen werden von der Organisation festgelegt, die Kibun beauftragt hat. Sie hängen unter anderem vom eingesetzten Modul und vom jeweiligen Verarbeitungszweck ab.

Nach Abschluss der vereinbarten Leistungen oder spätestens bei Beendigung der Leistungsvereinbarung gibt Kibun personenbezogene Daten nach Weisung des Auftraggebers zurück oder löscht sie. Ausgenommen bleiben Daten, die aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter gespeichert werden müssen.

Anonymisierte und aggregierte Daten, die keinen Rückschluss mehr auf eine bestimmte Person oder Organisation zulassen, dürfen für statistische Auswertungen und branchenübergreifende Benchmark-Auswertungen weiterverwendet werden.

9. Welche Rechte hast du?

Du kannst dich mit Anfragen zu deinen personenbezogenen Daten an die Organisation wenden, die Kibun beauftragt hat. Dazu gehören insbesondere Anfragen auf:

• Auskunft,

• Berichtigung,

• Löschung,

• Einschränkung der Verarbeitung,

• Datenübertragbarkeit.

Wenn du dich unmittelbar an Kibun wendest, leitet Kibun dein Anliegen an die verantwortliche Organisation weiter und unterstützt diese im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Möglichkeiten.