Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Kibun [vollständiger Firmenname bitte ergänzen], Eduard-Rüber-Straße 7, 83022 Rosenheim, Deutschland.

E-Mail: info@kibun.io

2. Stimmungsscans: pseudonyme Erhebung, aggregierte Auswertung

Die Stimmungsscans (Umfragen) werden pseudonym erhoben: Der Versand läuft über einen einmalig gültigen Umfrage-Link, der technisch mit dem Mitarbeitenden-Datensatz verknüpft ist. Eine Zuordnung von Antworten zu einzelnen Personen ist damit technisch möglich, findet aber nicht statt – sie ist vertraglich und organisatorisch ausgeschlossen. Auswertungen erfolgen ausschließlich aggregiert und erst ab einer festgelegten Mindestgruppengröße; dein Arbeitgeber erhält keine personenbezogene Auswertung. Hat dein Unternehmen die Funktion aktiviert, können Freitexte vor dem Absenden per KI umgeschrieben werden, damit die verfassende Person nicht an ihrem Schreibstil erkennbar ist. Weil die Zuordnung technisch möglich bleibt, behandeln wir die Antworten als personenbezogene Daten – mit allen Rechten aus Abschnitt 7.

3. Verarbeitete Daten

• Konto-/Nutzungsdaten von Plattform-Benutzer:innen (Name, E-Mail, Rolle, Mandant).
• Stammdaten von Mitarbeitenden für Einladung und Versand (Name, Kontaktkanal, Abteilung) sowie die Zuordnung des jeweiligen Umfrage-Links.
• Umfrage-Antworten und Freitext-Anregungen – pseudonym erhoben, Auswertung ausschließlich aggregiert.
• Technische Daten (Spracheinstellung, Design-Einstellung, Session) per Cookie.

4. Zwecke & Rechtsgrundlagen

Bereitstellung der Plattform und Auswertung der Organisationsentwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die psychische Gefährdungsbeurteilung erfolgt im Rahmen gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

5. Hosting & Auftragsverarbeiter

Die Plattform wird in Rechenzentren in der Europäischen Union (Frankfurt am Main) betrieben. Für den Versand (E-Mail/SMS) und KI-Funktionen setzen wir Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO verpflichtet sind; soweit dabei Daten in ein Drittland übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).

6. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen erforderlich ist.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Anfragen sind unentgeltlich; wir beantworten sie unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Für die Daten aus dem Stimmungsscan ist dein Arbeitgeber Verantwortlicher – Kibun handelt insoweit als Auftragsverarbeiter und leitet deine Anfrage an ihn weiter bzw. unterstützt bei der Beantwortung. Wende dich dazu an info@kibun.io.

8. Cookies

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet (Sitzung, Sprach- und Design-Auswahl). Es findet kein Tracking zu Werbezwecken statt.